• bloggen

Congresorganisatie

In dit blog lees je alles over trends, nieuws en ontwikkelingen op het gebied van congresorganisatie met daarnaast vele tips & trics die jou behulpzaam kunnen zijn bij het organiseren van je congres.

Abonneer op deze lijst via RSS Bekijken berichten getagged congres

gift-1306852  180Na afloop van je congres kun je jouw gasten en sprekers verrassen met een klein aandenken of geschenk. Je gasten geef je natuurlijk graag een aandenken mee zodat zij op een positieve manier terugdenken aan je congres. Voor sprekers gelden vaak andere regels. Krijgen zij een vergoeding voor hun presentatie, dan voldoet deze in de meeste gevallen. Stellen zij hun tijd ‘gratis’ beschikbaar, dan is een passend geschenk zeker op zijn plaats. Het vinden van een passend geschenk is echter lang niet altijd eenvoudig. Hopelijk kunnen deze tips je verder helpen.

Laatst aangepast op
Hits: 6974
0

diary-968592  180Het (voorbereidend) draaiboek is een enorm belangrijk document voor jezelf maar ook voor allen die betrokken zijn bij het organiseren van je congres. Het geeft namelijk inzicht in alle werkzaamheden; wat, door wie en wanneer de acties moeten zijn/worden uitgevoerd. Het draaiboek is daarmee in feite je actielijst.
 Wanneer ik een draaiboek maak, breng ik de werkzaamheden/acties onder in rubrieken. Zo weet ik altijd voor welk onderwerp (b.v. locatie) welke acties nog niet zijn uitgevoerd.

Laatst aangepast op
Hits: 5050
0

hoogwaterSta je er wel eens bij stil dat ondanks alle voorbereidingen die je hebt getroffen bij het organiseren van je congres dat er wel eens iets mis kan gaan? En dan heb ik het niet over te weinig broodjes tijdens de lunch of het geluid dat het laat afweten. Deze zaken heb je natuurlijk allemaal uitstekend geregeld want je werkt met professionele toeleveranciers. Nee, denk hierbij vooral aan zaken die buiten jouw schuld om zich kunnen voordoen. Zaken waardoor iemand misschien een schadeclaim legt bij de organisatie of dat zelfs het hele congres wordt afgeblazen. Je moet er niet aan denken maar toch.......

Laatst aangepast op
Hits: 3983
0

bliksemZul je net zien. Heb je een van de beste sprekers geregeld, is hij achter in de zaal helemaal niet te verstaan. En je was er zo zeker van dat je geen geluidsversterking nodig had! Of, jouw congreslocatie blijkt een doolhof te zijn waarbij het vinden van de subzalen geen sinecure blijkt. Gevolg, verloren tijd en geïrriteerde gasten.

Omdat ik jou heel graag wil helpen met het organiseren van een succesvol congres schrijf ik over deze en vele andere onderwerpen dit tweewekelijkse blog. Daarnaast staan er checklists op mijn website die je gratis kunt downloaden. Inmiddels zijn het afgelopen jaar al vele onderwerpen de revue gepasseerd. Van uitglijders zoals boven beschreven, het maken van een congresbegroting tot en met het samenstellen van de congreswebsite.

Laatst aangepast op
Hits: 3245
0

office-875693  180Het congres heeft plaatsgevonden. Deelnemers en sprekers zijn naar huis, de zaal is leeg opgeleverd. Toch kun je als organisator nog niet rustig achterover leunen. Want, een succesvol congres dient immers waarde toe te voegen voor alle betrokkenen. En dat gaat verder dan een goede beleving tijdens het congres zelf. Hoe zat het ook al weer met het doel en de gestelde doelstellingen van je congres? Zijn deze behaald en is het congres inderdaad succesvol geweest?

Laatst aangepast op
Hits: 4323
0

In een van mijn vorige blogs heb je kunnen lezen over dé super marketingtool voor je congres; een goed uitgewerkte website. Het spreekt voor zich dat de congreswebsite actueel moet zijn en dat het de lezer voorziet van alle benodigde informatie. Maar de vraag is, hoe bouw je deze website zo aantrekkelijk en gestructureerd mogelijk op zonder dat de lezer verdwaalt in een wirwar van informatie en vroegtijdig afhaakt.

Laatst aangepast op
Hits: 4685
0

social-media-gezichten

NETWERKEN... het klinkt als werken. Ik weet niet hoe jij dit zelf ervaart, maar voor mij voelt dat zeker zo. Herkenbaar? Je bent op een congres, of bezoekt een beurs maar je vindt het verdraaid lastig om zomaar op vreemden af te stappen. En waarover bind je dan een gesprek aan? Juist tijdens een congres willen bezoekers voor het delen en uitwisselen van kennsi en ervaring graag in contact komen met interessante gesprekspartners. Maar zijn die ook makkelijk vindbaar tijdens jouw congres? Neem drempels weg en voeg extra waarde toe aan je congres door het netwerken op een effectieve manier te faciliteren. Hoe? Er zijn vele manieren denkbaar waarvan hieronder een kleine selectie.

Laatst aangepast op
Hits: 3363
0

Geplaatst door op in Congresorganisatie

politician-148838  180Je organiseert een congres en bent ontzettend blij dat alle sprekers die je op je wensenlijstje had werkelijk doen wat ze beloven? Of zijn ze misschien te langdradig van stof en komen niet to the point? Ben je als organisator van je congres misschien bang om te hoge eisen aan je sprekers te stellen? Dit is echt niet nodig. Sprekers hebben namelijk ook zeer de behoefte aan duidelijkheid zodat zij precies weten wat van hen wordt verwacht.

Getagged in: congres programma sprekers
Laatst aangepast op
Hits: 2932
0

Goud waard!

medal 390549 180Is dit je wel eens overkomen? Je hebt de voorbereidingen van je congres allemaal goed uitgevoerd, maar tijdens de presentaties blijkt er van alles mis te gaan. Sprekers die worstelen met het opstarten van hun presentatie, geluidsfragmenten die niet werken, microfoons die onderling gewisseld moeten worden, piepende geluiden uit de geluidboxen enz. Je dacht vast geld te kunnen besparen door geen aparte technicus in te huren en de techniek zelf wel te regelen.

Laatst aangepast op
Hits: 2808
0

parachute-704426  180Een congres organiseren is een groot project. Een tijdrovende klus die zowel inhoudelijk als organisatorisch veel van je vraagt. Het organisatorische deel splitsen van de inhoud voorkomt in ieder geval al veel stress binnen de organisatie en komt ten goede aan de kwaliteit van de congresdag(en). Onderstaande valkuilen liggen op de loer wanneer je zelf een congres gaat organiseren.

Getagged in: congres planning
Laatst aangepast op
Hits: 3350
0

Het is zover!

In mijn vorige blog heb ik je verteld hoe je in de aanloop naar je congres social media kan inzetten om er bekendheid aan te geven. Het is belangrijk om daar tijdens het congres mee door te gaan, ook al kost het tijd.

Ten eerste is het zonde van al je werk om te stoppen met de promotie. En een andere reden is, dat mensen die zelf niet aanwezig kunnen zijn, op deze manier toch betrokken worden. En wellicht zorgen je updates ervoor dat twijfelaars er de volgende keer wel aanwezig zijn.

Laatst aangepast op
Hits: 5085
0

pr blog zaalJe bent razend enthousiast over de inhoud van het aanstaande congres, de locatie is perfect en je hoopt natuurlijk op een grote opkomst. Het doel is vervolgens zoveel mogelijk mensen bekend te laten worden met het congres.

Social media

Social media is een geweldig pr middel. Ervoor, tijdens maar ook na je congres. Er zijn wel een aantal aandachtspunten. Om wijs om te gaan met social media is het goed te beseffen dat er meerdere platforms zijn die allemaal hun eigen specifieke kenmerken hebben.

Laatst aangepast op
Hits: 3814
0

vingersDeze keer geen blog van eigen hand, maar een interessant artikel dat ik tegenkwam op www.eventplanner.be. Het betreft meerdaagse congressen die qua tijd een flinke investering vragen van de congresdeelnemers. Hoe houd je hen tevreden en hoe zorg je ervoor dat zij het er voor over hebben om hun kostbare tijd te investeren in jouw congres?

Getagged in: congres kennis delen
Laatst aangepast op
Hits: 3621
0

schrijfmachineHet schrijven van een goede en aantrekkelijke uitnodiging voor je congres kan best lastig zijn. Je wilt natuurlijk dat de boodschap goed overkomt en dat het de lezer verleidt zich aan te melden voor je congres. Het helpt je misschien wanneer je kijkt hoe een goed persbericht is opgebouwd. Hierbij staat de belangrijkste informatie primair in de eerste alinea vermeld. Voor het gemak noem ik ze de 4 W's; wat, waar, waarom en wanneer. Alle overige details volgen in de daarop volgende alinea's. Wanneer je deze opzet hanteert bij het schrijven van je congresuitnodiging gaat het schrijven ervan ook jou zeker lukken. Deze tips helpen je veel gemaakte fouten te voorkomen. 

Laatst aangepast op
Hits: 6956
0

marketingEen goed uitgewerkte congreswebsite zorgt ervoor dat geïnteresseerden op de hoogte zijn van jouw op handen zijnde congres en worden lezers hopelijk jouw congresdeelnemers. Dit maakt een goede congreswebsite het ultieme marketing instrument voor jouw congres. Niet alleen voor je potentiële congresdeelnemers maar ook voor eventuele sponsoren en exposanten aan een parallelle info- cq. kennismarkt tijdens je congres.

Laatst aangepast op
Hits: 4319
0

kompasIn mijn blog van twee weken geleden heb ik je de eerste VIJF stappen verteld voor het organiseren van een succesvol congres. Vandaag deel ik de overige ZES stappen met jou. Ik hoop dat dit stappenplan je de juiste richting kan geven en het steuntje in de rug is bij het organiseren van jouw congres, conferentie, seminar of symposium. Mocht je onverhoopt met vragen zitten, of wil je alleen even toetsten of je de juiste weg bewandelt, aarzel dan niet contact met me op te nemen. Ik geef je graag, geheel vrijblijvend advies. 

Getagged in: checklist congres draaiboek
Laatst aangepast op
Hits: 5358
0

startWat een geweldig leuke uitdaging! Je gaat een congres organiseren! Je weet niet hoe? Ik weet zeker dat ik je daar mee kan helpen. Gelukkig ben je wel praktisch ingesteld, dus met dit stappenplan gaat het je zeker lukken. De eerste VIJF stappen lees je in dit blog, de overige stappen over twee weken in m'n volgend blog. Laten we beginnen bij het begin.

Laatst aangepast op
Hits: 6077
0

smiley 1Wees zorgvuldig in de keuze van het moment waarop jij jouw congres wilt laten plaatsvinden. Dit is namelijk van cruciaal belang voor de opkomst bij jouw congres. Hoe ziet de agenda van jouw doelgroep eruit? Bestaat jouw doelgroep b.v. uit accountants, plan dan je event ná 1 april! In het algemeen geldt dat de meest geschikte dagen voor een zakelijke bijeenkomst dinsdag, woensdag en donderdag zijn. Gaat het echter om een evenement waarbij ook partners en/of kinderen welkom zijn, dan zijn juist de woensdag- en de vrijdagmiddag weer geschikte dagen. Maar er is meer waar je op moet letten!

Getagged in: congres planning
Laatst aangepast op
Hits: 4471
0

calculatorEen realistische begroting maken voor je congres is onontbeerlijk voor het slagen van je congres. Want juist een adequate budget- en kostenbewaking zijn de basis waar het bij een goed evenement om draait. Maar hoe schat je de opkomst in, hoeveel geld is er beschikbaar en hoe blijf je binnen het budget?

Laatst aangepast op
Hits: 4729
0

Geplaatst door op in Leveranciers

stress

Het kiezen van de juiste locatie, passend bij je doelgroep en evenement is een uitdaging op zich. Temeer omdat er zoveel aanbieders zijn waardoor je door de bomen het bos niet meer ziet. De uiteindelijke keuze die je maakt hangt natuurlijk in belangrijke mate af van het beschikbare budget. Wanneer dit helder is, neem dan voldoende de tijd om de markt te verkennen en je te oriënteren.   

 

Laatst aangepast op
Hits: 4686
0