• bloggen

Congresorganisatie

In dit blog lees je alles over trends, nieuws en ontwikkelingen op het gebied van congresorganisatie met daarnaast vele tips & trics die jou behulpzaam kunnen zijn bij het organiseren van je congres.

Zal jouw congres slagen? Deze tips zullen je zeker helpen!

Geplaatst door op in Congresorganisatie
  • Fontgrootte: Groter Kleiner
  • Hits: 6634
  • 1 reactie
  • Afdrukken

wegnaarsuccesEen succesvol congres organiseren is een hele uitdaging. Er zijn vele factoren die ervoor zorgen of een congres daadwerkelijk succesvol is of niet. En dan nog, wanneer je denkt dat je er alles aan hebt gedaan, kan het gebeuren dat je toch nog zaken over het hoofd hebt gezien. Op basis van mijn eigen ervaring deel ik graag een aantal tips met je zodat een geslaagd congres ook binnen jouw handbereik ligt.

1. Weet wat je bezoekers verwachten

Natuurlijk... het doel, de doelgroep en doelstelling van je congres zijn helder. Maar weet je ook met welke verwachting bezoekers aan jouw congres deelnemen? Je kunt hier makkelijk achter komen door een aantal mensen binnen je doelgroep simpelweg na te bellen of een e-mail met een paar korte relevante vragen toe te sturen. Uiteindelijk bepalen de belangen van je bezoekers, tezamen met de eigen doelstellingen de inhoud van je congres. 

2. Zorg voor betrokken bezoekers

Je doelgroep ontvangt een uitnodiging waarna zij zich vervolgens kunnen aanmelden. Te vaak gebeurt het echter dat de bezoekers niet eerder meer iets vernemen dan pas enkele dagen vlak voor aanvang van het congres. Mijn tip is om ervoor te zorgen dat je betrokken bezoekers creëert door de spanning naar het congres op te bouwen. Zorg voor voldoende interactie voorafgaand het congres door het stellen van vragen en het opstarten van discussies. In een van mijn volgende blogs kom ik hier uitgebreider op terug.

3. Bepaal de best passende locatiehutjeopdehei

Locatiekeuze hangt van vele factoren af. Budget is daarvan waarschijnlijk een van de belangrijkste. Toch kan ook met een relatief klein budget een uitstekende locatie worden gevonden, passend bij je doelgroep. Belangrijke aspecten waar je bij de locatiekeuze nadrukkelijk op moet letten zijn ondermeer: past de locatie bij de sfeer van je congres, hoe reist je doelgroep, hoeveel (sub)zalen heb je nodig, wekt de locatie een professionele indruk, mag je externe leveranciers inhuren etc.. In een volgend blog zal een gastblogger hier dieper op in gaan. 

 

4. Creëer een beleving

Misschien een open deur maar dit is wel waar het tegenwoordig om draait. Beelden en ervaringen beklijven nu eenmaal beter dan woorden. Wanneer je een ''niet te missen congres'' wilt organiseren ligt hier jouw grootste uitdaging! Visualiseer het thema, haal mensen uit hun comfort zone, doe het onverwachte..... men zal hierover (na)praten.
Een goed boek hierover dat ik van harte kan aanbevelen is: Into the haert of meetings van Eric de Groot & Mike van der Vijver.

5. Geef niet alle sprekers evenveel tijdmartinlutherking

Presenteren is een kunst die niet iedereen beheerst. En ja, sommige mensen zijn nu eenmaal langer van stof dan nodig. Maar waarom zou je sprekers die langdradige verhalen vertellen net zo lang aan het woord laten als inspirerende sprekers? Geef juist de boeiende sprekers meer spreektijd dan de langdradige sprekers. Je zult merken dat jouw publiek dit enorm waardeert.

 

6. Evalueer altijd!evaluatie

Het wordt nogal eens overgeslagen, maar juist een evaluatie geeft je waardevolle informatie over het succes van je congres. Ik heb onlangs zelf meegemaakt dat na een bijeenkomst de organisatoren zichzelf complimenteerden met het geslaagde event, maar dat ik, samen met vele andere bezoekers, in het geheel niet tevreden was over de inhoud van de bijeenkomst. Zorg dus voor een goede evaluatie. Interessante vragen die je in je evaluatie kunt stellen zijn bijvoorbeeld: hoe beoordeel je de sprekers, hoe verliep de communicatie, hoe was de hospitality, wat vond je van de locatie en haar bereikbaarheid, heb je suggesties voor een volgende keer? Je zult versteld staan van de hoeveelheid informatie die dit je oplevert. Vergeet natuurlijk niet om ook een interne evaluatie met betrokken medewerkers te organiseren, werk daarna het draaiboek bij op basis van de ervaringen en maak een financieel eindverslag.

7. Houd contact!

Het congres is ten einde, de evaluatieformulieren zijn verwerkt, en de presentaties zijn beschikbaar op je website of zijn op een andere manier verspreid onder je deelnemers. Klaar zul je nu denken, maar niets is minder waar. Denk nog eens terug aan het oorspronkelijke doel van je congres. Heb je je publiek bijvoorbeeld tot actie willen aanzetten, of verwacht je dat men onderling (beter) gaat samenwerking? Komt er misschien een vervolg congres in het volgende jaar of het jaar daarna? Stel jezelf dan de vraag op welke manier je contact kunt onderhouden met je bezoekers en kunt monitoren wat er van jouw doelstellingen terecht komt. Je kunt bijvoorbeeld bloggen over actuele zaken die tijdens je congres naar voren zijn gekomen, of je kunt op forums interessante discussies opstarten. Houd je congres en daarmee de onderwerpen die jij belangrijk vindt levendig! Je congresbezoekers zullen dit absoluut waarderen.

Laatst aangepast op
0
Getagged in: congres kennis delen

Reacties

  • Willy Valk dec 09, 2014

    Hi, een leuke manier om contact te houden met de deelnemers is de foto's van het congres te delen. Als je dit ook op social media doet krijgt je een buzz op gang die je kunt blijven voeden. En vergeet natuurlijk niet een #hashtag van te voren bekend te maken.

Laat uw reactie achter

Gast aug 11, 2022