• bloggen

Congresorganisatie

In dit blog lees je alles over trends, nieuws en ontwikkelingen op het gebied van congresorganisatie met daarnaast vele tips & trics die jou behulpzaam kunnen zijn bij het organiseren van je congres.

Sssst, het is geheim; een congres organiseren is niet ingewikkeld!

Geplaatst door op in Congresorganisatie
  • Fontgrootte: Groter Kleiner
  • Hits: 7511
  • 0 reacties
  • Afdrukken

psstgeheim

Ja, zul je denken..... en zie je al met je wenkbrauwen fronzen en hoor je van binnenuit schreeuwen... "Makkelijk gezegd, want jij hebt jarenlange ervaring".
Maar ook ik heb moeten leren welke stappen te nemen bij het organiseren van een congres. Om jou te helpen bij het realiseren van jouw congres, wil ik
mijn ervaring graag met je delen. Dus...... laten we beginnen met 3 tips die je op weg zullen helpen. 

Zorg dat je er niet alleen voor staat

Een congres organiseren vergt erg veel tijd want er moet enorm veel gedaan worden. Vaak begin ik al 6 tot 12 maanden voorafgaand aan een congres met de voorbereiding ervan. Het is fijn wanneer je daarbij hulp krijgt van een werkgroep. Collega's die je met raad en daad kunnen bijstaan waarbij de taken naar kennis en kunde worden verdeeld. Heb je een werkgroep kunnen samenstellen? Top! Nu kunnen jullie je gaan beraden over alle te volgen stappen. Is het niet mogelijk een groep van mensen on je heen te verzamelen die je helpen bij het organiseren van je congres? Aarzel dan niet een congresbureau in te schakelen.
TIP 1: Jouw eerste actie is dus....... stel een werkgroep samen. 

En, wie gaat dat betalen?

Een congres organiseren kost veel geld en je vraagt je natuurlijk af welke in- en uitgaven je kunt verwachten. Een belangrijke factor die van grote invloed is op de begroting is de vraag of deelname aan je congres gratis is of dat inschrijfgeld wordt gevraagd. Wanneer hierover een besluit is genomen, en je weet welke kosten je denkt te maken, stel dan de conceptbegroting op. Wanneer ik een begroting maak voor een congres met betalende deelnermers ga ik altijd uit van diverse scenario's, iedere keer met een verschillend aantal deelnemers. Immers, naar gelang er meer deelnemers zijn, zullen de gemiddelde kosten per persoon verhoudingsgewijs afnemen. Op deze manier weet je dus ook meteen wat het minimum aantal deelnemers is om de begroting sluitend te krijgen.
TIP 2: Maak een begroting en neem hierin altijd een post onvoozien van 10% op.

Stap voor stap..... maar wel goed beschreven

Heb je een werkgroep kunnen samenstellen? Mooi! Dan is het tijd om een planning te maken en de taken te verdelen. Ook wanneer je geen werkgroep hebt samengesteld, en alle werkzaamheden zelf zult uitvoeren, is nu de volgende stap om alle taken en werkzaamheden te beschrijven en vast te leggen in het voorbereidende draaiboek, ook wel actielijst. Dit draaiboek is een werkdocumenrt en dient regelmatig te worden bijgesteld. 
TIP 3: Maak het draaiboek in Excel zodat je heel makkelijk op onderwerp kunt filteren

STAPPENPLAN

Om je te helpen zelf je congres te organiseren heb ik een overzichtelijke checklist gemaakt van alle te nemen stappen. Heb je hulp nodig, of zit je met een eenvoudige vraag, stel me die dan gerust. Wil je toch liever ontzorgt worden, neem dan contact met me op voor een vrijblijvend advies. 

Klik hier voor het downloaden van de checklist.

Laat je vraag en of reactie naar aanleiding van dit blog achter in het commentaarveld hieronder.

PS. Deel dit artikel met je Facebook vrienden en -fans, LinkedIn contacten, Twitter volgers en via de share knoppen hieronder, zodat ook de mensen in jouw netwerk profiteren.

 

Laatst aangepast op
0

Reacties

  • Er zijn nog geen reacties gegeven. Wees de eerste die een reactie geeft

Laat uw reactie achter

Gast dec 09, 2021