• bloggen

Congresorganisatie

In dit blog lees je alles over trends, nieuws en ontwikkelingen op het gebied van congresorganisatie met daarnaast vele tips & trics die jou behulpzaam kunnen zijn bij het organiseren van je congres.

Praktische pr tips voor een gevulde zaal

Geplaatst door op in Congresorganisatie
  • Fontgrootte: Groter Kleiner
  • Hits: 4599
  • 1 reactie
  • Afdrukken

pr blog zaalJe bent razend enthousiast over de inhoud van het aanstaande congres, de locatie is perfect en je hoopt natuurlijk op een grote opkomst. Het doel is vervolgens zoveel mogelijk mensen bekend te laten worden met het congres.

Social media

Social media is een geweldig pr middel. Ervoor, tijdens maar ook na je congres. Er zijn wel een aantal aandachtspunten. Om wijs om te gaan met social media is het goed te beseffen dat er meerdere platforms zijn die allemaal hun eigen specifieke kenmerken hebben.

Daarnaast worden mensen die heel actief zijn op bijvoorbeeld Facebook al behoorlijk overspoeld met uitnodigingen. Goed promoten van je congres en zorgen dat je niet als spam wordt gezien wordt daarom steeds belangrijker.

Hieronder lees je een groot aantal voorbeelden hoe je het aan kunt pakken. Welke en hoeveel hiervan is afhankelijk van de omvang van je congres. Maar ook hoeveel mensen je beschikbaar hebt om je hierbij te helpen en hoeveel kennis deze hebben van social media.

En verlies hierbij je doelgroep niet uit het oog. Wat voor de een vanzelfsprekend is, kan voor de ander totaal onbegrijpelijk zijn.

Pr voorafgaand aan je congres

1. Allereerst maak je een social media plan: stel je doelen, weet wie je doelgroep is en kies de platforms waar je mee wilt gaan werken. Naast Facebook, Twitter en Instagram kun je ook denken aan Google+, YouTube en Vimeo. Ook al heeft Google+ een evenementen functie, in dit blog richt ik mij vooral op de eerste drie platforms.

2. Zorg dat je in je offline promotie van je congres de namen van je Facebook account, Twitter of Instagram communiceert zodat je doelgroep je kan volgen op de diverse platforms. Bedenk een treffende hashtag die makkelijk te onthouden is.

3. Geef belangrijke en uitgebreide informatie via een link naar je website door middel van posts of tweets. Je kunt een event pagina op je website aanmaken of een Facebook evenement.

pr blog smartphone4. Vraag mensen de informatie over je event te delen en retweeten zodat mogelijke deelnemers ruim van te voren bekend zijn met de datum en het programma.

5. Vertrouw niet alleen op social media, zet ook de oude vertrouwde pr in door middel van flyers, persberichten en aankondigingen in je nieuwsbrieven. Juist de combinatie van beiden versterken elkaar.

6. Bereid je voor: je kunt uit de sheets, toegezonden lezingen of het programma voorafgaand aan het event alvast quotes en citaten kiezen. Noteer de juiste spreker erbij. Zet alvast de juiste hashtags bij de berichten. Pas de lengte en de inhoud van de berichten aan op het juiste sociale netwerk.

7. Maak van deze lijst een document, op volgorde van de presentaties. Dit stelt je in staat door snel te kopiëren en plakken, op het juiste moment, je berichten te plaatsen.

8. In de aanloop naar je congres hou je je publiek bezig en op de hoogte. Geef kleine stukjes inhoud weg als voorproefje en laat wijzingen tijdig weten. Deel foto's van de voorbereidingen. Door dit regelmatig te doen is de kans dat men je event vergeet klein.

9. Breng de medewerkers, sprekers en vrijwilligers op de hoogte van je social media campagne en vraag ze actief mee te doen, retweeten en delen.

10. Als mensen reageren via social media zorg dan dat er iemand is die reageert. En niet pas dagen later, ga direct in gesprek. Moedig ze aan betrokken te raken, zich in te schrijven of de informatie te delen met hun vrienden of volgers.

Ik hoop dat je enthousiast raakt over de mogelijkheden! Als dat zo is, lees dan vooral ook het volgende blog waarin ik vertel hoe je sociale media tijdens en na je event gebruikt.

En wat zijn jouw ervaringen met de promotie van je congres via social media?

Over de auteur:

Dit artikel is geschreven door Willy Valk.

willy valk

Willy Valk is eigenaar van Hands on Social Media, een online markting bureau. Daarnaast ondersteunt zij met Hands on Events patiëntenorganisaties met het organiseren van events.

Laatst aangepast op
0

Reacties

  • Marie de Jonge juni 12, 2019

    Zorg er inderdaad voor dat je genoeg tijd hebt besteed aan de communicatie. Ook is het altijd goed om duidelijk uit te leggen waar je het over gaat hebben, zodat je de aandacht van de bezoeker kan trekken. Social media platformen kunnen hier goed voor dienen.

Laat uw reactie achter

Gast juli 04, 2022