• bloggen

Congresorganisatie

In dit blog lees je alles over trends, nieuws en ontwikkelingen op het gebied van congresorganisatie met daarnaast vele tips & trics die jou behulpzaam kunnen zijn bij het organiseren van je congres.

Congresorganisatie in 11 stappen deel II

Geplaatst door op in Congresorganisatie
  • Fontgrootte: Groter Kleiner
  • Hits: 6180
  • 0 reacties
  • Afdrukken

kompasIn mijn blog van twee weken geleden heb ik je de eerste VIJF stappen verteld voor het organiseren van een succesvol congres. Vandaag deel ik de overige ZES stappen met jou. Ik hoop dat dit stappenplan je de juiste richting kan geven en het steuntje in de rug is bij het organiseren van jouw congres, conferentie, seminar of symposium. Mocht je onverhoopt met vragen zitten, of wil je alleen even toetsten of je de juiste weg bewandelt, aarzel dan niet contact met me op te nemen. Ik geef je graag, geheel vrijblijvend advies. 

 

Sfeerbepalende factor

stoelenOnderschat niet het belang van de juiste locatiekeuze! Deze bepaalt namelijk in belangrijke mate de sfeer en uitstraling van je congres. ACTIE ZES is op zoek te gaan naar de perfecte locatie passend bij jouw doelgroep en de uitstraling die jij voor je congres wilt meegeven. Verlies daarbij natuurlijk niet de randvoorwaarden uit het oog die je vooraf al hebt bepaalt. Zie checklist locatiekeuze.

 

cappuccino

Wie levert wat?

Geen congres zonder leveranciers! Catering, techniek, vormgeving, drukwerk en entertainment. Zomaar een greep uit toeleveranciers van je congres. ACTIE ZEVEN: vraag altijd 3 offertes op, en maak hieruit een keuze op basis van prijs/kwaliteit verhouding. Leg vervolgens alle afspraken gedetailleerd vast en houd de vinger aan de pols zodat iedereen ook werkelijk levert wat er is afgesproken.

Verleiden en uitnodigen

pauwWanneer is voor jou een uitnodiging onweerstaanbaar? Waarschijnlijk wanneer de tekst zo overtuigend en uitnodigend is dat je er wel bij wilt zijn. Natuurlijk gaat het bij congresorganisatie in eerste instantie over de inhoud. Maar er wordt al zoveel van hetzelfde georganiseerd. Hoe kun je er dan voor zorgen dat de uitnodiging voor jouw congres zich onderscheid van de rest? ACTIE ACHT; zorg voor een uitnodiging die opvalt. Denk b.v. aan een gesproken uitnodiging, met een filmpje, of stuur de uitnodiging gewoon per post. De uitnodiging wordt natuurlijk gepersonaliseerd verstuurd. Het spreekt voor zich dat naast het versturen van de uitnodigingen alle relevante social media volop wordt ingezet.

De aanmeldingen stromen binnen....

aanmeldenIk begin met de belangrijkste TIP; maak het registreren voor je deelnemers makkelijk. Een open deur zeg je? Ik maak toch nog regelmatig anders mee. Dus, ACTIE NEGEN; zorg voor een goed doordacht registratiesysteem, zelf opgezet, maar wellicht beter nog, huur deze in zodat alles vlekkeloos verloopt. Heel handig bij dergelijke systemen is dat de bevestiging en de eventuele factuur automatisch worden verstuurd. Maar ook dat je eenvoudig badges kunt uitprinten en deelnemerslijsten kunt samenstellen.

tijdschemaD-Day

Alles is geregeld, het meeste werk is achter de rug. Het minutieus draaiboek van deze dag, ACTIE TIEN, helpt jou het overzicht te bewaren zodat je alles onder controle hebt. Zorg ervoor dat alle betrokken partijen een exemplaar van dit draaiboek (of een deel ervan) ontvangen. Verwacht je veel bezoekers? Zorg er dan voor dat je voldoende hulp hebt van collega's, of huur hostesses in.

Is jouw congres geslaagd?

geslaagdHet congres is afgelopen en de deelnemers gaan naar huis. Maar je bent nog niet klaar. Hier is ACTIE ELF. Vergeet niet om deze dag te evalueren, zowel met je deelnemers als met de werkgroep waarmee je dit congres hebt georganiseerd. Was het werkelijk een geslaagd congres? Heeft het congres voldaan aan de verwachtingen van je bezoekers? Stel de juiste vragen op basis van de doelstellingen van het congres. Verwerk de resultaten zo snel mogelijk, koppel deze terug aan je deelnemers, bespreek ze intern en zorg dat de verbeterpunten goed worden vastgelegd. Een volgend congres zal daardoor nog succesvoller worden.

  

Heb jij nog TIPS die je graag met anderen wilt delen? Laat het weten via onderstaand comment veld.

Vond je dit blog interessant en vind je dat anderen dit blog ook moeten lezen? Deel dit artikel dan met je Facebook vrienden, -fans, LinkedIn contacten, Twitter volgers en via de share knoppen hiernaast, zodat ook mensen in jouw netwerk profiteren.

Laatst aangepast op
0
Getagged in: checklist congres draaiboek

Reacties

  • Er zijn nog geen reacties gegeven. Wees de eerste die een reactie geeft

Laat uw reactie achter

Gast juli 04, 2022