• bloggen

Congresorganisatie

In dit blog lees je alles over trends, nieuws en ontwikkelingen op het gebied van congresorganisatie met daarnaast vele tips & trics die jou behulpzaam kunnen zijn bij het organiseren van je congres.

Congresorganisatie in 11 stappen deel I

Geplaatst door op in Congresorganisatie
  • Fontgrootte: Groter Kleiner
  • Hits: 6679
  • 0 reacties
  • Afdrukken

startWat een geweldig leuke uitdaging! Je gaat een congres organiseren! Je weet niet hoe? Ik weet zeker dat ik je daar mee kan helpen. Gelukkig ben je wel praktisch ingesteld, dus met dit stappenplan gaat het je zeker lukken. De eerste VIJF stappen lees je in dit blog, de overige stappen over twee weken in m'n volgend blog. Laten we beginnen bij het begin.

mensen

 

Weet jij wie je bezoekers zijn?

De reden waarom je dit congres organiseert is helder. Maar weet je ook voor wie? Niet? Dan is jouw EERSTE ACTIE om ervoor te zorgen dat je jouw doelgroep kent en deze duidelijk hebt omschreven. Verdiep je in je toekomstige congresdeelnemers zodat je ervoor kunt zorgen dat jouw congres precies aansluit bij de verwachting van je deelnemers.

moneyEen kostbare aangelegenheid

Jazeker, een congres organiseren kost niet alleen ontzettend veel tijd, maar er hangt ook een prijskaartje aan. Hoe hoog of hoe laag dit prijskaartje uitvalt, hangt van veel factoren af. Jouw TWEEDE ACTIE is nu om een zo realistisch mogelijke begroting op te stellen waarbij je onderscheid maakt in vaste en variabele kosten en rekening houdt met eventuele inkomsten zoals deelnemersfee, sponsorinkomsten of subsidies. Vergeet niet om het break-even point te bepalen. Zie checklist budgetteren

teamExtra handjes

Wil je dit hele congres in je eentje organiseren? Dan wens ik je daar veel succes mee. Waarom? Je hebt simpelweg collega's nodig die je op diverse vlakken een aantal werkzaamheden uit handen kunnen nemen. ACTIE DRIE is een werkgroep samenstellen van collega's, liefst van verschillende afdelingen, met ieder hun eigen discipline. Je hebt geen collega's die jou kunnen ondersteunen? Zorg er dan voor dat je een extern bureau benadert die je op maat hulp kan bieden.

planningFactor tijd

Je bent al een aardig eind op weg en kunt nu bijna starten met de feitelijke werkzaamheden. Maar niet voordat je een goede planning hebt gemaakt. Dus ACTIE VIER is, nadat de datum van het congres is vastgelegd, om een voorbereidend draaiboek te maken waarin alle acties chronologisch worden beschreven. TIP; reken altijd terug vanaf de datum van het congres zodat je precies weet op welke momenten, welke werkzaamheden moeten zijn gerealiseerd.

Programma op maat

Het thema is bekend. ACTIE VIJF is het uitnodigen van sprekers en het kiezen van de juiste dagvoorzitter. Dat laatste is beslist niet eenvoudig dus denk hier goed over na. Heb je er ook over nagedacht op welke wijze je het programma boeiend maakt en houdt voor je deelnemers? TIP: Zorg voor een boeiend en interactief programma en onderzoek of het inzetten van functioneel entertainment past bij jouw congres. Een congres met een onvergetelijke ervaring blijft 100% zeker hangen bij je deelnemers.

Wordt vervolgd.....

Voor de volgende 6 stappen moet je nog even geduld hebben. Die kun je over 2 weken verwachten, wanneer m'n volgende blog verschijnt. Wil je niet wachten en ben je benieuwd naar de volgende stappen. Ga dan meteen naar checklist congresorganisatie.

 

Heb jij nog TIPS die je graag met anderen wilt delen? Laat het weten via onderstaand comment veld.

Vond je dit blog interessant en vind je dat anderen dit blog ook moeten lezen? Deel dit artikel dan met je Facebook vrienden, -fans, LinkedIn contacten, Twitter volgers en via de share knoppen hiernaast, zodat ook mensen in jouw netwerk profiteren.

Laatst aangepast op
0

Reacties

  • Er zijn nog geen reacties gegeven. Wees de eerste die een reactie geeft

Laat uw reactie achter

Gast dec 09, 2021