• bloggen

Congresorganisatie

In dit blog lees je alles over trends, nieuws en ontwikkelingen op het gebied van congresorganisatie met daarnaast vele tips & trics die jou behulpzaam kunnen zijn bij het organiseren van je congres.

7 Uitglijders tijdens een congres. Maar ..... gelukkig niet bij jou!

Geplaatst door op in Congresorganisatie
  • Fontgrootte: Groter Kleiner
  • Hits: 5945
  • 6 reacties
  • Afdrukken

uitglijdenHet is herfst en dat is goed te merken. Overal liggen prachtig gekleurde bladeren op de grond en met een heerlijk najaarszonnetje erbij 

geeft dat een heel mooi plaatje. Maar o wee, pas op wanneer het heeft geregend, en je een heerlijke wandeling wilt maken. Dan moet je echt goed oppassen om te voorkomen dat je uitglijdt. Dat overkwam mij namelijk laatst bijna. Dit terwijl ik het zag aankomen, extra allert was maar dan toch.....bijna uitgegleden!

Ken jij de meest voorkomende UITGLIJDERS die zich kunnen voordoen tijdens een congres? Ik heb er een 7-tal voor je op een rijtje gezet.

 

1. Gebrek aan comfort

Herken je dit?.Zit je 1,5 uur of soms langer op een keiharde stoel. Uiteindelijk weet je niet meer hoe je moet zitten om het vol te kunnen houden. Bespaar jouw gasten dit gevoel en check vooraf goed welke stoelen aanwezig zijn, of worden ingehuurd. Een andere gehoorde klacht is dat de zaal of te warm of te koud is. Check dus vooraf bij de locatie van je keuze of het klimaat goed te regelen is.

2. Ik zie, ik zie wat jij niet ziet......

Blijken er pilaren in de zaal te staan die het zicht op de spreker belemmeren! Wanneer dit echt niet te voorkomen is zorg er dan voor dat er meerdere projectieschermen worden geplaatst zodat men in ieder geval de presentatie kan volgen. Een volgende keer bij een locatie inspectie hier extra goed op letten, want dit overkomt je natuurlijk geen tweede keer!

3. Wat een spreker is die man

Zul je net zien. Heb je een van de beste sprekers geregeld, is hij achter in de zaal helemaal niet te verstaan. En je was er zo zeker van dat je geen geluidsversterking nodig had! In de regel geldt dat voor groepen tot ca. 60 personen geen geluidsversterking nodig is. Wordt de groep groter, laat je dan goed informeren door de locatie manager. Hij/zijj weet immers het beste wat bij hun locatie nodig is voor een duidelijk verstaanbare spreker.

4. Leid mij de weg

Jouw congres blijkt een doolhof te zijn waarbij het vinden van de subzalen geen sinecure blijkt. Gevolg, verloren tijd en geïrriteerde gasten. Zorg dus voor een duidelijke plattegrond op een aantal strategische plaatsen en zet voldoende bewegwijzering neer. Wat ook helpt is je gasten vooraf een plattegrondje van de locatie toe te sturen. Kunnen ze dit mooi vooraf bestuderen. Sommige locaties stellen zelfs hun eigen personeel beschikbaar om je gasten de juiste weg te wijzen. Eigen hostesses inzetten is natuurlijk een super goede oplossing maar dit moet wel passen binnen je budget. Is men dan alsnog aan het dwalen, dan heb jij er alles aan gedaan om dit te voorkomen.

5. Zingende microfoons

Microfoons die keihard gaan piepen, het doet pijn aan je oren en het leidt jou en de spreker enorm af. Ja zeker, een technicus inhuren betekent extra kosten maar zoveel minder zorgen. Mijn advies is dan ook om nooit te beknibbelen op technische ondersteuning door een specialist. Mooie bijkomstigheid is dat hij er meteen voor zorgt dat de presentatie slides niet haperen en dat de stemkastjes (mocht je deze toevallig hebben ingehuurd) naar behoren werken.

6. Eten als een.....

Tijdens een congres wordt echt uitgekeken naar de lunch. Immers, dit is het moment om onder het genot van een broodje te relaxen en te netwerken. Te weinig broodjes voor de lunch? Dit komt je duur te staan want hierover blijft men praten, zelfs tot na je congres. Stem dus goed met de cateraar af hoeveel broodjes hij per gast rekent. Check ook of het gaat over kleine of grote broodjes. Hier zit namelijk nogal verschil in. Als laatste adviseer ik je goed te kijken naar je doelgroep. Mannen eten nu eenmaal, over het algemeen genomen dan, meer dan vrouwen.

7. Oren en ogen tekort

Ik heb het wel eens geprobeerd maar jezelf in tweeën splitsen (laat staan in nog meer delen) lukt echt niet. Hoezeer je ook je best doet om op alle plaatsen tegelijk kleine brandjes te blussen, hulp hierbij is onontbeerlijk. Ik heb bij congressen dan ook altijd ondersteuning van hostesses. Natuurlijk is de locatiemanagers (bij een goede locatie) je steun en toeverlaat die je alleen maar hoeft in te seinen bij problemen. Hij zal dit vaak onzichtbaar voor je gasten snel voor je oplossen. De belangrijkste basis is het dagdraaiboek waarin alles minutieus is vastgelegd zodat alle betrokkenen weten welke rol zij vervullen en wanneer. Aan jou de taak om gedurende de dag het overzicht te houden en bij te sturen waar nodig.

En......wat zijn JOUW uitglijders? En wil je die samen met eventuele tips met anderen delen? Gebruik hiervoor dan onderstaand commentaarveld.

DELEN
Wanneer je denkt dat dit blog ook interessant is voor een collega, vriend(in) of iemand uit je netwerk, deel dit artikel dan via LinkedIn, Twitter of Facebook.

Laatst aangepast op
0
Getagged in: congres kennis delen

Reacties

  • Michaëla Wierdsma nov 14, 2014

    Je verhaal is duidelijk. Let op de grote lijnen en de details. De broodjes tips, zo herkenbaar. Ben je als een van de laatsten in de rij zijn de vegetarisch belegde broodjes op!

  • jolanda nov 14, 2014

    Hoi Michaëla, je slaat de spijker op z'n kop. Ik ben zelf vegetariër dus weet precies hoe het werkt. Belangrijk is dus om voldoende variatie in het lunchmenu te hebben zodat je dit probleem kunt ondervangen. Ik maak zelfs wel eens mee dat men simpelweg kiest voor een lunch geheel zonder vlees.

  • jolanda nov 13, 2014

    Hallo Jeroen, heel herkenbaar, dat zeker. Helaas komen dergelijke 'schoonheidsfoutjes' toch nog regelmatig voor.

  • Jeroen van Dorp nov 13, 2014

    Goed verhaal, heel herkenbaar!

  • Om te besparen kiezen congrescomite's vaak om iemand uit de eigen gelederen dagvoorzitter te laten zijn. Ik raad dat meestal af omdat juist de directe betrokkenheid spanning kan opleveren waardoor je de juiste afstand niet meer kunt houden. Toen onze koning nog prins was presteerde een in paniek geraakte 'eigen' dagvoorzitter het om de prins tot zesmaal toe aan te kondigen. Dus publiek telkens staan, zaallicht aan, centrale deur open en tot vijfmaal toe geen prins. Bij de zesde keer kwam hij wel binnen maar was er geen aandacht meer van het publiek

  • jolanda nov 11, 2014

    Hoi Jac, daar heb je zeker een punt. Ik adviseer vrijwel altijd om vooral geen dagvoorzitter uit eigen gelederen te kiezen. Dagvoorzitterschap is echt een specialisatie en niet iets dat je er zomaar even bij doet. En ja, een goede dagvoorzitter heeft zo zijn prijs dus het moet inderdaad wel passen binnen het budget van je congres.

Laat uw reactie achter

Gast jan 24, 2022