• bloggen

Congresorganisatie

In dit blog lees je alles over trends, nieuws en ontwikkelingen op het gebied van congresorganisatie met daarnaast vele tips & trics die jou behulpzaam kunnen zijn bij het organiseren van je congres.

5 valkuilen wanneer je zelf een congres organiseert

Geplaatst door op in Congresorganisatie
  • Fontgrootte: Groter Kleiner
  • Hits: 16077
  • 0 reacties
  • Afdrukken

parachute-704426  180Een congres organiseren is een groot project. Een tijdrovende klus die zowel inhoudelijk als organisatorisch veel van je vraagt. Het organisatorische deel splitsen van de inhoud voorkomt in ieder geval al veel stress binnen de organisatie en komt ten goede aan de kwaliteit van de congresdag(en). Onderstaande valkuilen liggen op de loer wanneer je zelf een congres gaat organiseren.

1. Combinatie inhoudelijke en organisatorische taken

personal-109965  180Het benaderen van sprekers en het samenstellen van het programma kost op zich al erg veel tijd. Daarnaast vergt het organisatorische deel ook ontzettend veel tijd. Een combinatie van organisatorische en inhoudelijke werkzaamheden gaat dan ook in de praktijk vaak mis. Indien mogelijk, zorg dan voor een goede taakverdeling van deze werkzaamheden.

2. Verkeerde tijdinschatting

puzzle-210793  180Dat het organiseren van een congres tijd kost begrijpt iedereen. Dat de hoeveelheid benodigde tijd vaak wordt onderschat blijkt meestal pas achteraf. Gevolg; ontzettend veel stress en mogelijk het maken van veel onnodige fouten, die je (hopelijk) nog wel bijtijds kunt bijsturen. Schat de werkzaamheden daarom ook altijd zo realistisch mogelijk in.

3. Bijtijds bijsturen wanneer het fout dreigt te gaan

lighthouse-93489  180Niet alleen tijdens de voorbereiding, maar ook op de dag(en) zelf, kan er van alles misgaan. Bij gebrek aan ervaring wordt hiermee te weinig rekening gehouden en weet men niet hoe e.e.a. op een adequate wijze bijgestuurd kan worden. Een goed opgezet draaiboek kan je hierbij behulpzaam zijn.

 

4. Het wiel opnieuw uitvinden

fietsWanneer dit je eerste congres is dat je gaat organiseren zul je alles zelf moeten ontdekken, opzoeken en uitvinden. Vele valkuilen en beren op de weg zijn nog onbekend. Het hebben van onvoldoende eigen netwerk binnen de branche is eveneens een handicap. Dat dit ongelofelijk veel tijd kost zal je niet bevreemden. Kijk eens om je heen wie wel ervaring heeft en vraag deze persoon je te assisteren zodat zaken efficiënt en sneller kunnen worden gerealiseerd.

5. Financiële kater of gemiste voordelen

euro-496233  180Je bent onvoldoende bekend met de branche waardoor je minder goed kunt onderhandelen over prijzen. Daarnaast ben je minder goed op de hoogte van de concurrentie waardoor je voordelen kunt mislopen. Onvoorzien hogere kosten kunnen hiervan het gevolg zijn. Vraag eens bij de eigen financiële afdeling of afdeling inkoop na of zij jou behulpzaam kunnen zijn.

 

Vond je dit blog interessant en vind je dat anderen dit blog ook moeten lezen? Deel dit artikel dan met je Facebookvrienden, -fans, linkedIn contacten, Twitter volgers en via de share knoppen hiernaast, zodat ook andere mensen in jouw netwerk profiteren.

Laatst aangepast op
0
Getagged in: congres planning

Reacties

  • Er zijn nog geen reacties gegeven. Wees de eerste die een reactie geeft

Laat uw reactie achter

Gast dec 06, 2022