• bloggen

Congresorganisatie

In dit blog lees je alles over trends, nieuws en ontwikkelingen op het gebied van congresorganisatie met daarnaast vele tips & trics die jou behulpzaam kunnen zijn bij het organiseren van je congres.

5 Tips voor het perfecte congresdraaiboek

Geplaatst door op in Congresorganisatie
  • Fontgrootte: Groter Kleiner
  • Hits: 5051
  • 0 reacties
  • Afdrukken

diary-968592  180Het (voorbereidend) draaiboek is een enorm belangrijk document voor jezelf maar ook voor allen die betrokken zijn bij het organiseren van je congres. Het geeft namelijk inzicht in alle werkzaamheden; wat, door wie en wanneer de acties moeten zijn/worden uitgevoerd. Het draaiboek is daarmee in feite je actielijst.
 Wanneer ik een draaiboek maak, breng ik de werkzaamheden/acties onder in rubrieken. Zo weet ik altijd voor welk onderwerp (b.v. locatie) welke acties nog niet zijn uitgevoerd.

Indeling

Alle te verrichten werkzaamheden worden chronologisch en naar verantwoordelijke personen geordend. Neem vooral bij de tijdsindeling enige marge in acht in verband met onvoorziene vertragingen die vrijwel altijd zullen optreden.

Een draaiboek bestaat altijd uit de volgende onderdelen:
onderwerp/rubriek | omschrijving | opmerkingen | wie | deadline | status
Het draaiboek is een werkdocument. Zorg voor regelmatig overleg met betrokkenen zodat alle acties tussentijds kunnen worden aangepast en bijgesteld.

excel voorbeeld


TIP 1
Handig is wanneer je het draaiboek maakt in Excel zodat je kunt sorteren en filteren. Kan je b.v. precies uitfilteren welke werkzaamheden voor een bepaald onderwerp (rubriek) nog uitgevoerd moeten worden (ga naar gegevens - filteren).

TIP 2 Geef het draaiboek altijd een datum en/of versienummer. Zo weet iedereen dat hij/zij over de meest recente versie beschikt.

TIP 3 Zorg dat je in je draaiboek voldoende ruimte hebt voor het maken van eventuele aantekeningen.

Minutieus dagdraaiboek

Het woord zegt het al. In dit draaiboek wordt het hele congres aan de hand van het programma op de minuut, tot in detail uitgeschreven. Alle namen en mobiele nummers van betrokkenen mogen hierin niet ontbreken.

TIP 4 Start bijtijds met het maken van dit draaiboek. Het geeft je daarmee namelijk voldoende tijd om de allerkleinste details die je misschien over het hoofd hebt gezien nog te kunnen regelen.

TIP 5 Dit draaiboek is voor iedereen die een rol speelt tijdens het congres. Zorg dat er een kick- off meeting wordt belegd met alle betrokkenen zodat iedereen weet wat van hem/haar wordt verwacht.

relax 955798 180

Staat alles beschreven en heb je niets aan het toeval overgelaten? Dan kun je met een gerust hart en ontspannen gevoel het congres tegemoet zien.

 

 

Vond je dit blog interessant en vind je dat anderen dit blog ook moeten lezen? Deel dit artikel dan met je Facebookvrienden, -fans, LinkedIn contacten, Twitter volgers en via de share knoppen hiernaast, zodat ook andere mensen in jouw netwerk profiteren.

Laatst aangepast op
0

Reacties

  • Er zijn nog geen reacties gegeven. Wees de eerste die een reactie geeft

Laat uw reactie achter

Gast juni 03, 2020