• bloggen

Congresorganisatie

In dit blog lees je alles over trends, nieuws en ontwikkelingen op het gebied van congresorganisatie met daarnaast vele tips & trics die jou behulpzaam kunnen zijn bij het organiseren van je congres.

5 tips voor een realistische congresbegroting

Geplaatst door op in Budgettering en administratie
  • Fontgrootte: Groter Kleiner
  • Hits: 5245
  • 0 reacties
  • Afdrukken

calculatorEen realistische begroting maken voor je congres is onontbeerlijk voor het slagen van je congres. Want juist een adequate budget- en kostenbewaking zijn de basis waar het bij een goed evenement om draait. Maar hoe schat je de opkomst in, hoeveel geld is er beschikbaar en hoe blijf je binnen het budget?

 

1. Maak iemand verantwoordelijk voor de budgetbewaking

toezichtOp grond van de beschikbare basisgegevens (doelgroep, doelstelling en budget) en wensen en eisen ten aanzien van het congres wordt een concept begroting gemaakt. Belangrijk is om één persoon verantwoordelijk te maken voor het bewaken van het budget. Hij/zij houdt de vinger aan de pols en zorgt voor een regelmatige up-date van de kosten/inkomsten en stelt bij waar nodig.

2. Vraag tenminste 2 á 3 offertes aan bij leveranciers

Door meerdere offertes aan te vragen kun je een goede vergelijking maken in prijs en kwaliteit. Op basis van de aangevraagde offertes komt er gaandeweg steeds meer duidelijkheid over de beschikbare financiële middelen.

3. Maak een verdeling in vaste en variabele kosten

Door in de kostenverdeling onderscheid te maken in variabele en constante kosten kun je op een later tijdstip een break-even analyse maken. Constante kosten zijn kosten die je maakt ongeacht het aantal deelnemers zoals drukwerk, kantoorbenodigdheden, zaalhuur etc. Variabele kosten hangen wel samen met het aantal gasten. Denk hierbij aan catering, transport, invulling programma etc.

4. Welke inkomsten kun je verwachten?

euroVaak (niet altijd) bevat een begroting voor een congres ook inkomsten. Denk hierbij b.v. aan deelnemersfee en sponsorinkomsten. Of en hoeveel een deelnemer bijdraagt in de kosten hangt natuurlijk af van de doel en doelstelling van het congres. Krijg je de begroting niet sluitend, bekijk dan hoe de inkomsten kunnen worden vergroot en de uitgaven gereduceerd.

5. Onvoorzien en BTW

Zorg bij het opzetten van de begroting dat je uitgaat van in- of exclusief BTW. Geldt er geen BTW-plicht voor je congres, dan kun je ook betaalde BTW niet terugvorderen! Belangrijk dus om dan bij alle kosten uit te gaan van bedragen inclusief BTW.
Neem altijd een post 'onvoorzien' op in de begroting. Deze post dient als een soort veiligheidsmarge en mag ongeveer 10% van de totale kosten bedragen.

Wat is jouw ervaring met congresbudgetten? Lukt het jou altijd om binnen de begroting te blijven?

Heb jij nog andere TIPS die je graag met anderen wilt delen? Laat het weten via onderstaand comment veld.

P.S. Deel dit artikel met je Facebook vrienden, -fans, LinkedIn contacten, Twitter volgers en via de share knoppen hiernaast, zodat ook mensen in jouw netwerk profiteren.

 

Laatst aangepast op
0

Reacties

  • Er zijn nog geen reacties gegeven. Wees de eerste die een reactie geeft

Laat uw reactie achter

Gast dec 09, 2021