Na afloop van je congres kun je jouw gasten en sprekers verrassen met een klein aandenken of geschenk. Je gasten geef je natuurlijk graag een aandenken mee zodat zij op een positieve manier terugdenken aan je congres. Voor sprekers gelden vaak andere regels. Krijgen zij een vergoeding voor hun presentatie, dan voldoet deze in de meeste gevallen. Stellen zij hun tijd ‘gratis’ beschikbaar, dan is een passend geschenk zeker op zijn plaats. Het vinden van een passend geschenk is echter lang niet altijd eenvoudig. Hopelijk kunnen deze tips je verder helpen.
Het (voorbereidend) draaiboek is een enorm belangrijk document voor jezelf maar ook voor allen die betrokken zijn bij het organiseren van je congres. Het geeft namelijk inzicht in alle werkzaamheden; wat, door wie en wanneer de acties moeten zijn/worden uitgevoerd. Het draaiboek is daarmee in feite je actielijst.
Wanneer ik een draaiboek maak, breng ik de werkzaamheden/acties onder in rubrieken. Zo weet ik altijd voor welk onderwerp (b.v. locatie) welke acties nog niet zijn uitgevoerd.
Sta je er wel eens bij stil dat ondanks alle voorbereidingen die je hebt getroffen bij het organiseren van je congres dat er wel eens iets mis kan gaan? En dan heb ik het niet over te weinig broodjes tijdens de lunch of het geluid dat het laat afweten. Deze zaken heb je natuurlijk allemaal uitstekend geregeld want je werkt met professionele toeleveranciers. Nee, denk hierbij vooral aan zaken die buiten jouw schuld om zich kunnen voordoen. Zaken waardoor iemand misschien een schadeclaim legt bij de organisatie of dat zelfs het hele congres wordt afgeblazen. Je moet er niet aan denken maar toch.......
Een congres organiseren doe je niet alleen. In de meest optimale situatie wordt (intern) een projectteam samengesteld die gezamenlijk zorgen voor het realiseren van een succesvol congres. Randvoorwaarde hierbij is dat het een evenwichtig team is, met collega’s die elkaar aanvullen en goed met elkaar kunnen samenwerken. Laten we eens bekijken welke capaciteiten er zoal aanwezig moeten zijn voor een goed projectteam.
Zul je net zien. Heb je een van de beste sprekers geregeld, is hij achter in de zaal helemaal niet te verstaan. En je was er zo zeker van dat je geen geluidsversterking nodig had! Of, jouw congreslocatie blijkt een doolhof te zijn waarbij het vinden van de subzalen geen sinecure blijkt. Gevolg, verloren tijd en geïrriteerde gasten.